Provisionsabrechnung im Glasfaser-Vertrieb

Wie der deutsche Glasfaser-Vertrieb aufgebaut ist

Der Vertrieb von Glasfaseranschlüssen in Deutschland hat drei Etagen, nicht zwei. Oben steht der Netzbetreiber. In der Mitte steht die Vertriebsagentur, die in aller Regel mehrere Netzbetreiber gleichzeitig vertritt. Unten stehen die selbstständigen Handelsvertreter nach §84 HGB, die je nach Haus auch Subunternehmer, Subpartner oder Medienberater heißen.

Die mittlere Etage ist die interessante. Sie kauft nicht ein und sie verkauft nicht weiter: sie vermittelt, und sie bezahlt eine Struktur, die bei ihr nicht angestellt ist. Von oben bekommt sie eine Provisionsabrechnung je Marke. Nach unten schreibt sie ihre eigene, nach einem Provisionsmodell, das sie selbst gesetzt hat. Wer mit Teamleitern arbeitet, legt darüber noch eine Strukturprovision.

Die Netzbetreiber machen es der Agentur nicht leicht, weil sie mehrere Partnerwege parallel führen. Deutsche Glasfaser unterscheidet vier: Affiliate, Champions, Fachhändler und Direktvertrieb. Deutsche GigaNetz unterscheidet drei und nennt den Handelsvertreter nach §84 HGB ausdrücklich. OXG Glasfaser arbeitet in den Ausbaugebieten mit selbstständigen Medienberatern. Veröffentlichte Sätze gibt es bei keinem der drei.

Eine Agentur, die zehn Marken gleichzeitig führt, führt damit zehn Provisionsmodelle, zehn Abrechnungsrhythmen und zehn Dateiformate.

Was jeden Monat schiefgeht

Die zentrale Schwierigkeit heißt Storno, und sie wiegt in der Glasfaser schwerer als im übrigen Telekommunikationsvertrieb.

Rund drei von vier Verträgen werden an der Haustür geschlossen, mit vierzehn Tagen Widerrufsrecht. Dazu kommt die Nichtaktivierung: in der Vorvermarktung unterschreibt der Kunde, gebaut und angeschlossen wird Monate später, und manche Adresse wird nie angeschlossen. Zwischen Unterschrift und Aktivierung liegt also ein langer Zeitraum, in dem die Provision weder verdient noch endgültig verloren ist.

Die Mechanik dazu steht in den AGB der Distributoren, also der Häuser, die zwischen Netzbetreiber und Agentur stehen, und sie ist in vielen Verträgen ähnlich gebaut. Die Provision entsteht, wenn der Vertrag wirksam wird. Ausgezahlt wird sie erst, wenn der Netzbetreiber gezahlt hat. Abgerechnet wird bis zum Ende des Folgemonats. Fällt der Vertrag danach weg, folgt die Rückbelastung. Und in manchen dieser AGB greift ab einer Stornoquote von fünf Prozent ein Sicherheitseinbehalt von bis zu hundert Prozent.

Für die Agentur wird daraus jeden Monat dieselbe Arbeit. Die Abrechnung des Netzbetreibers mit dem abgleichen, was die eigene Struktur erfasst hat. Entscheiden, welcher Vertrag in diesem Monat als aktiviert zählt. Die Rückbelastungen dem richtigen Vertreter zuordnen, auch wenn der Vertrag vor acht Monaten geschrieben wurde. Die Stornoreserve je Vertreter fortschreiben. Und am Ende jedem Einzelnen erklären, warum diesmal weniger ankommt als im Vormonat.

Die Agentur trägt dabei ein Risiko, das sie nicht selbst steuert. Nach oben haftet sie für Stornos, die unten entstanden sind. Nach unten zahlt sie häufig Provisionsvorschüsse, bevor oben überhaupt etwas angekommen ist. Wenn die Zahlen dann nicht zusammenpassen, kommt der erste Anruf nicht vom Netzbetreiber. Er kommt von dem Vertreter, der seine Abrechnung nicht nachvollziehen kann.

Was das deutsche Recht daraus macht

Drei deutsche Besonderheiten machen diese Arbeit schwerer, als sie anderswo wäre.

Erstens die Gutschrift. Im Umsatzsteuerrecht ist die Gutschrift nach §14 Abs. 2 UStG die Rechnung, die der Leistungsempfänger für den Leistenden ausstellt, also genau die Abrechnung, die die Agentur im Namen ihres Handelsvertreters schreibt; die Angabe «Gutschrift» ist nach §14 Abs. 4 Nr. 10 UStG Pflichtbestandteil. Das Wort ist doppelt belegt, weil es umgangssprachlich auch die Stornorechnung meint, und diese Verwechslung ist teuer. Die Abrechnung per Gutschrift setzt eine vorherige Vereinbarung voraus, sie wirkt erst mit der Übermittlung, und sie verliert ihre Wirkung, wenn der Empfänger widerspricht.

Zweitens die falsch ausgewiesene Steuer. Weist eine Gutschrift Umsatzsteuer aus, die der Empfänger gar nicht schulden darf, etwa weil er Kleinunternehmer ist, entsteht eine Steuerschuld nach §14c Abs. 2 UStG. Wen sie trifft, hängt davon ab, ob der Empfänger widerspricht. In einer Struktur mit Dutzenden selbstständigen Vertretern ist der steuerliche Status kein Stammdatum, das man einmal erfasst und dann vergisst. Er ändert sich, und er muss im Moment der Abrechnung stimmen, nicht im Moment des Vertragsschlusses.

Drittens der Buchauszug nach §87c HGB. Jeder Handelsvertreter hat einen gesetzlichen Anspruch auf eine vollständige und nachprüfbare Aufstellung aller Geschäfte, aus denen ihm Provision zusteht. Der Anspruch wird regelmäßig eingeklagt und regelmäßig zugesprochen. Wer seine Abrechnung in Tabellenblättern führt, die jeden Monat überschrieben werden, kann Jahre später keinen belastbaren Buchauszug mehr vorlegen, und dann ist es kein IT-Problem mehr, sondern ein Rechtsstreit.

Dazu kommt die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im inländischen B2B-Verkehr empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen greift ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, beide nach EN 16931; Rechnungen bis 250 Euro bleiben ausgenommen. Eine Gutschrift an einen Handelsvertreter ist eine inländische Rechnung zwischen zwei inländischen Unternehmen und fällt damit voll unter diese Pflicht. Ausgenommen bleiben Rechnungen von Kleinunternehmern, die nach §34a UStDV weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden dürfen.

Werkzeuge für Provisionsabrechnung gibt es in Deutschland durchaus, aber sie stehen meist auf der anderen Seite des Tisches. Sie rechnen zwar Vertriebspartner ab, werden aber an Netzbetreiber und Stadtwerke verkauft, nicht an die Agentur. Für die mittlere Etage bleibt in aller Regel die Tabellenkalkulation oder etwas selbst Gebautes.

Was ShapeFlow macht

ShapeFlow ist Software für die Provisionsabrechnung an eine Vertriebsstruktur, geschrieben für das Haus, das die Struktur bezahlt, und nicht für den Netzbetreiber. Sie rechnet über mehrere Ebenen ab, mit einem eigenen Provisionsmodell je Ebene und je Marke. Sie hält fest, welche Regel in welcher Fassung zu welchem Betrag geführt hat. Und jeder Vertreter sieht seine eigene Abrechnung laufend, ohne jemanden fragen zu müssen.

Der Kunde, den wir am besten kennen, ist ein Vodafone-Partner in Portugal mit knapp hundert Agenten. Für ihn haben wir den Abgleich der Abrechnungsdatei des Netzbetreibers mit dem, was die Struktur erfasst hat, gebaut und mit seinen echten Daten in Portugal getestet. Das ist ein Fakt über diesen einen Kunden in Portugal. Es ist keine Zusage für einen deutschen Netzbetreiber, dessen Abrechnungsdatei wir nie gesehen haben.

Was oben unter Storno, Gutschrift und Buchauszug steht, beschreibt die Arbeit unserer Kunden und ist keine Liste erledigter Funktionen. Wir schreiben es auf, weil wir es verstanden haben.

Preise auf Anfrage. Wir fangen mit einem bezahlten Piloten an, nicht mit einem Jahresvertrag.